企业专利信息平台
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        21世纪是知识经济时代。知识经济,是以知识和智力资源的创造、占有、运用为重要因素的经济,对社会的人力、物力、财力的资源配置产生巨大影响;无论你的企业信息化程度多高,缺少知识信息和知识管理,技术创新将缺乏动力和源泉,知识产权制度是技术创新的基础,而随知识产权制度产生的专利文献则成为企业技术创新的重要信息资源。上海市知识产权信息平台将为你打造个性化的知识管理和专利信息平台,实现网上和网下二种方式管理,可以建立初加工和深加工的专题专利数据库,可以定制专利信息服务,可以建立初步的专利信息预警等。也许你的企业已经有OA系统,也许你的企业已经有了各类管理系统,也许你正在为如何将这些系统整合而发愁。这里的专业人员将利用他们专业的知识,为你度身定制专业的解决方案,将你关心的专利信息、技术信息以及竞争对手信息第一时间送到你面前,实现真正的知识管理、知识共享。

浅谈企业专利信息平台

        专利文献承载着人类发明创造的过程,随着国家知识产权战略纲要的颁布,作为知识产权战略的基础,对专利文献进行进一步的收集和利用、对知识产权信息进行分析,已经是刻不容缓的事情。专利文献利用的重要性目前已被普遍接受,现在的问题是如何来利用这些信息,以怎样的方法来分析这些信息。目前,各个地方的政府和企业都提出要建立专利信息甚至知识产权信息系统或信息平台,但对建立信息平台的目的和内容还缺乏一定的了解。专利信息平台和其它信息平台一样,属于比较复杂的系统工程,专利信息具有一般信息的共性,也有其特殊的地方,所以,建立专利信息系统,一定要对系统的需求、功能及其服务对象等进行全面的分析,只有在目的明确的情况下,才能够建立比较完善、合适和满足需要的专利信息系统。

1 发展情况

1.1 创新为主 从社会对专利信息的需求和专利文献载体的变化来看,我国的专利信息服务基本可以用以下四个阶段(见表1)来描述:第一阶段是1990年以前,这个阶段由于人们的专利意识和知识产权意识相对薄弱,社会对专利文献的需求也不多,主要以单纯的技

时 间 需求情况 文献手段和介质 信息服务状况
第一阶段(1990年以前) 技术创新为主,单一的专利
文献需要,且以国内专利为主。
缺乏计算机系统和数据
库,文献基本以纸件为主。
手工检索,提供纸件复印
件,服务不便,信息滞后严重。
第二阶段(1991-2001) 技术创新、专利申请,强调专利
文献的时效性,国内外专利均涉及。
电子文献开始应用和普及,可
以通过光盘和个人计算机系统检索。
各地开始建立信息中心,
服务手段和时效提高,但资源重复。
第三阶段(2002-2006) 技术创新、专利申请、技术
贸易,国内外专利文献需求急增。
数据库、局域网、互
联网检索系统逐步推出。
时效快,功能多、服务灵活,不用重复建设,但受制约和有一定的安全隐患。
第四阶段(2007年以后) 技术创新、专利申请、技术贸
易、专利战略、预警以及宏观决策。
多种信息来源,建立基础数据
库,开发各种分析、应用系统。
安全、高效、灵活、智
能、全面的信息服务手段。

表1

术创新为主,对象也基本上集中在一些专业机构和部分发明人,且以查阅国内专利文献为主。这时期的专利文献介质主要以传统的纸质为主,计算机技术尚未在专利文献服务中得到普遍应用。这阶段的专利信息服务,手段比较落后,通常以手工检索和复印服务为主,由于纸质材料受印刷和运输的条件限制,信息的滞后情况相当严重,基本上不能起到专利文献应有的作用。

1.2 创新加申请 第二阶段从1991年到2001年,随着我国改革开放进程的不断深入和人们知识产权意识的提高,社会对自我创新权利保护的意识也加强了,专利申请量也逐年上升,专利文献的作用也渐渐体现,社会对专利文献的时效性要求比较高,而且不光是国内专利,对国外专利文献的需求也在增加。这个阶段也是计算机技术大量应用于专利文献的阶段,专利公报、专利全文等专利文献都增加了以光盘为介质的电子出版物,各种各样的计算机检索系统也得到了推广和普及。但由于受地域性以及设备、资金等限制,不可能在所有的地方都建立相应的系统和开展服务。1998年,国家就开始实施全国的专利信息工程计划,通过各种渠道,有步骤地在直辖市和一些省会城市投入资金,逐步建立国家局和地方局二级专利信息系统和服务机构,这个计划的实施,对丰富各地方局的信息资源、开展专利信息服务和满足社会需要,起到了非常大的推动作用,各地都相继建立了专利信息服务机构,为改革开放和科技创新做出了应有的贡献。当然,由于专利文献数量本身非常巨大,况且不断有新的数据需要追加,各地都建立一套完整的系统,其投入的建设费用、维护成本和人力资源也是比较大的。

1.3 经贸活动急增 随着计算机网络技术的发展和互联网技术应用的逐步成熟,专利信息服务也进入了第三阶段,我们目前就处在这个阶段。这个阶段也正是我国加入WTO的初期,科技创新、技术贸易、知识产权保护以及对WTO的承诺,促使全社会对国内外专利信息的需求急剧增长,除对技术信息有需求外,更需要一些法律和经济等方面的信息。而这时的专利文献载体除CD光盘外,又发展了DVD光盘和大型数据库系统,基础数据的建设和更新主要由国家知识产权局及其相关部门统一进行。2002年11月,国家知识产权局的网站上正式建立了国内专利检索系统,并免费向全社会开放,不仅有文摘信息,还链接了全部的全文说明书、外观图片和一些法律信息,让人们在同一时间,共享人类发明创造的成果。这样不仅避免了重复建设,又大大提高了专利信息的时效性。而这时的信息服务可以分成多个层次,一般用户可以上网自己检索信息,有特殊要求的用户可以在专业部门得到进一步的服务。

1.4 战略和决策要求 任何事物都有其二面性,虽然互联网技术在专利信息服务领域的应用给我们带来了前所未有的好处,但却存在二大致命的缺陷。第一是资源和服务受限制,由于数据信息进行了统一整合,往往不能照顾到方方面面的需求,有些个性化的特殊服务也就难以满足,使用单位不能增加新的标引内容和知识信息,另外网络还受物理线路和带宽等的限制,在享受服务的同时,不免有受制于人的感觉;第二就是存在严重的信息安全隐患,相比第一点,这是一个更大的问题。当然,这个问题更多的出现在对国外专利数据网站的访问上,因为你在公共平台检索信息的同时,你的一些信息也毫无保留的暴露给了对方,对方只要通过简单的信息处理技术,就能判断出你的关注方向、研发目的和技术重点等。除此以外,当然还有费用问题,国外有些深度加工的信息服务系统,其费用是相当昂贵的。基于以上的考虑,目前一些政府、企业和研究机构纷纷开始考虑建立各种专用的专利信息系统和各类数据库,并相继开发了一些应用软件,这就好比有了完善、全面的公共图书馆后,自己又建立一个符合特殊需要而又具有内容专业、重新标引、便于分析、使用灵活的资料室,这也就是专利信息服务的又一个新的阶段。预计该阶段将从2007年开始,这期间对专利信息的需求将主要以全面实施专利战略、专利预警和为各级机构的决策服务。

2 信息的增值服务

2.1 计算机应用 当今社会是一个信息化社会,也是一个信息泛滥和信息爆炸的社会。信息需要提取、整理、加工以及增值服务才能会被社会更好地接受,从专利信息服务发展的轨迹可以看出,计算机技术的发展起着非常重要的作用。每一项专利如果单单从该技术的专利说明书看,他只代表非常具体的一项发明技术说明,但如果对成千上万的专利技术进行统计分析,其价值往往远远高于专利技术本身。专利文献只有通过加工后变成有用信息,才更能体现出其作用来。在充分强调科教兴国、科技创新和专利战略的今天,专利文献的情报功能也逐步显现,各种专利信息处理工具和专利分析软件也层出不穷。由于专利文献具有高度格式化等的特点,利用软件对其进行各种指标的分析,是计算机的拿手好戏。

2.2 分析软件 纵观目前国内外一些专利分析系统,大部分仍仅仅停留在定量分析上,按照数据源的不同,不外乎分成基于网络检索数据和基于自有建立的数据库二种。针对这二种不同类型的分析软件,对不同的用户,也需要根据自身的资源及使用情况,有选择地建立和开发各种分析软件。对于基于网络检索数据的分析软件,这类软件早期在韩国、台湾等地区比较流行,而且主要是针对美国网站的专利数据进行检索和分析的,特点是使用方便、投资较少并且针对性强,此类系统的不足也非常明显,受网络和网站限制、信息安全性差且对数据的整理和利用非常不便。基于自有建立的数据库及分析系统一般是为专业用户定制的,目前国内各级知识产权政府服务机构所建立的系统大多为此类系统,并正在向行业、大中型企业和有关机构推广应用,政府服务机构最大的优势在于数据,因为专利文献本身就是各国专利部门归口管理和出版的出版物。该系统由于建立了自己所需的各类专题数据库,所以,各种指标的分析非常方便和灵活,数据输出以及更进一步的定性分析也有了保证,这样的系统还便于使用单位对专利信息的二次加工、重新标引和在内部实现知识共享。当然,这样的系统需要一定的投入,系统的规模也是根据使用的数据量多少而定,数据范围的选择也需要有一定的科学性和针对性。

2.3 信息系统功能 专利信息系统或者专利信息工程是一项系统工程,在目前各种信息大量充斥的情况下,建立这样一个系统应做到人无我有、人有我专,人专我深,尽量在深度加工和增值服务上下功夫。在内容上应包含以下四个基本的功能:第一是信息源的收集和整理功能,这是系统的基础,该功能除了能完成各种异构系统数据格式的相互转换、整理录入外,还应具有特殊需要信息的收集渠道和录入功能,信息范围除基本的专利文献外,还应该包括专利转让、实施、评估、交易等增值信息;第二是功能强大的检索手段,数据库系统的选择以及搜索引擎的好坏决定了系统的检索效率,各种逻辑运算和灵活的检索式运用决定了系统的使用效率,如果能多做一些诸如同义词、企业名录等词汇表的话,则更能体现系统的界面友好;第三是系统中各类应用软件的开发,应该针对不同的系统应用,开发出各种使用灵活、多维比较、定性分析、智能联想的应用软件是一个好的专利信息系统的特色所在,有些专业系统还应将重新标引和知识管理结合在一起;最后是系统的服务模式,服务模式是系统的生命力所在,具体的服务模式有技术层面和使用层面二个部分,技术方面的服务模式应根据目前的特点,提供具有WEB方式、内部局域网方式、数据提供以及单机方式的服务模式,使用层面应该根据不同的用户需求,提供免费用户、会员用户、注册用户、专题用户等服务方式。

2.4 人才环节 从服务的角度来看,任何借助计算机系统来完成的工作都不能代替人的作用。我国的各级情报部门和大专院校的图书部门都有专门从事情报检索的工作人员,但长期以来形成的科技管理体制,使得这种检索也存在着重文献轻专利的现象,再加上市场经济也造成了这些会检索、懂技术、通外语的情报人员大量流失,所以要想做好专利信息的增值服务,人才队伍的培养和建设也是不可缺少的环节。专利信息或者专利情报分析对人员素质的要求比较高,除了具有计算机检索、外语能力和本领域的技术知识外,还需要具备知识产权的一些法律知识和较宽的知识面,当然,由于专利技术涉及的面非常广,除建立诸多辅助的数据库和专家系统帮助分析判断外,在具体分析中,引入各方面的专家也是必不可少的。

3 信息平台的应用

3.1 政府层面 由于社会各界对专利信息使用的程度和范围各有不同,目前建立信息系统或工程的呼声主要来自政府部门、行业协会和企业等三个层面,针对不同的层面,对信息工程的需求和应用也是完全不同的。对政府部门而言,要求的信息是一个“全”字,其建立专利信息工程的目的可以用一句话来描述,那就是“宏观掌握,微观服务”。就宏观掌握来说,它对信息源的要求就比较高,不仅需求满足科技创新用的主要发达国家专利信息,还要求需要满足经贸往来的特定国家的专利信息,同时对这些信息的相关法律信息和同族专利信息等也有相当高的要求。由于不同的信息源来自于不同的信息平台,需要大量整理、归类、加工、整合和应用软件开发等工作。微观服务主要体现在政府职能转变上,现代政府强调的是服务政府,怎样利用专利信息资源,更好的为中小企业服务,也是责任政府在新时期面临的一个大问题。中小企业特别是广大小企业,一般没有能力建立属于自己的信息数据库,政府利用自身人才、资源上的优势,就可以很好地服务于广大中小企业,一个完善的专利信息工程就可以为这种服务提供有力的保障。有了具有功能强大的专利信息工程,开展各种其它工作也就有了基础,技术的创新、专利知识的宣传、人才的培养、项目的实施转化、法律的保护、知识产权战略和预警等更是有了保证。

3.2 行业层面 行业专利信息工程的目的应该是“把握动向、指导企业”,要求的信息是一个“面”字。从目前实际情况来看,各地的大部分行业协会,还处于十分弱小的位置,没有真正起到服务企业、保护企业的作用,而专利信息服务、知识产权服务等正是各个行业协会增加职能转变现状的良好契机。从上海目前已经建立的各类专利信息系统统计情况看,政府和企业各占45%,行业协会建立的专利信息系统仅占10%,说明在行业协会中,仍然需要提高这方面的意识。现代技术不断发展,那家企业想完全垄断某一个行业的技术是不可能的,经验告诉我们,企业的技术不在全,而在于精,只要有自己独创的东西,然后通过交叉许可、成果共享,完全可以在同行业中占有一席之地。行业协会应该起到统揽全行业、协调各方利益的作用,便于全行业形成合力、共同抵御风险、做大做强。

3.3 企业层面 企业专利信息系统的建立,应该是最为迫切的事情。企业是专利工作的主体,也是市场经济的主角,掌握专利信息、分析竞争情报,是企业生死攸关的头等大事。企业专利信息工作的重点应该是“准确跟踪、创新维权”,对信息的要求就是一个“专”字。企业的规模可能有大小,企业的产品可能有多有少,但都有自己的主打产品和拳头业务,只要瞄准这些产品的主要对手和主要技术,就能在激烈的国际竞争中立于不败之地。专利文献中所包含的技术范围非常广,而且有自己独特的分类体系和分类方法,所以,企业专利信息系统切忌求大求全,应尽量做到专和精,最好能根据自身的特点和要求,进行重新加工和深度标引,现在有些企业已将知识产权信息纳入到企业内部整体信息平台的建设,从而构筑统一的管理和创新平台,就是很好的做法。在企业中,创新和维权始终是企业的生命,目前我国的大多数企业,主管专利的法务部门和主管创新的技术部门往往有些脱节,而利用企业内部的信息系统和创新平台,将员工对各种信息的理解和体会进行有效管理,实现知识共享和知识管理,使法务部门和技术部门实现结合和统一,让知识产权信息最大限度的发挥应有的作用。

        随着21世纪的到来,人类已进入信息化社会。对信息化带动工业化,我个人理解,企业除了学会利用先进的信息化手段来实现管理和技术的创新与改造以外,还需要学会能利用各种各样的信息来提升企业的竞争力和产品的附加值。所谓知己知彼,百战不殆。知识产权的拥有者们除了享受法律赋予他们的权利之外,同样有义务将他们的知识公布于众,这就是游戏规则,而面对这些你本来准备化大量的人力、物力和财力去得到的信息,你是否作好了准备?或者说你是否作好了收集和利用的准备?